Thông thường bạn viết 1 đoạn văn, 1 bài đăng lên Facebook hoặc quảng cáo xong, đã bao giờ bạn cảm thấy thắc mắc: "Liệu mình trình bày như vậy đã đúng hay chưa? Có quy tắc chung nào cho việc gõ văn bản hay không?"
Ngoại trừ viết sai chính tả thì việc viết sai quy tắc soạn thảo cũng không làm sai lệch thông điệp ý nghĩa bạn muốn truyền tải, nhưng vô tình những điểm sai này lại khiến bạn mất điểm rất nhiều. Bạn thử nghĩ xem người đọc (đối tác, khách hàng, nhà tuyển dụng, nhà đầu tư...) sẽ nghĩ gì khi nhận được:
- Một CV xin việc viết sai nhiều quy tắc dấu câu hoặc viết tên bằng chữ thường.
- Bạn đăng một bài viết giới thiệu về dịch vụ của một trung tâm giáo dục nhưng lại đặt sai quy tắc dấu câu.
- Bạn tự giới thiệu mình là một chuyên viên cấp cao, nhưng...
Khi bạn gõ sai nhiều lần các quy tắc soạn thảo này, thì nội dung bạn viết có hay cách mấy, người đọc cũng không dám đánh giá bạn cao được.
Cùng tham khảo một số quy tắc cơ bản (thường gặp nhất) để cùng nhau Chuyên Nghiệp hơn nhé!
Quy tắc gõ văn bản
Khi soạn thảo, các dấu ngắt câu như chấm, phẩy, hai chấm, chấm phẩy, chấm than, chấm hỏi: (.) (,) (:) (;) (!) (?) phải được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó, sau đó là một dấu cách rồi mới viết tiếp, nếu đoạn văn bản đó vẫn còn nội dung.
Các dấu mở ngoặc: ( [ { < ‘ " = được đặt cách kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt sát vào kí tự đầu tiên của từ đứng sau nó.
Các dấu đóng ngoặc: ) ] } > ’ ” được đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ đứng trước nó và đặt cách kí tự đầu tiên của từ đứng sau nó. Vì nếu không đặt sát vào kí tự cuối cùng của từ trước nó thì khi Word tự xuống dòng nó sẽ hiểu nhầm các dấu câu là một từ riêng và sẽ ngắt xuống dòng.
Và nhiều quy tắc khác như xuống dòng, gạch đầu dòng... cần được sử dụng đúng lúc đúng chỗ. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết, hy vọng với một số chia sẻ nho nhỏ, chúng ta sẽ cùng nhau chuyên nghiệp hơn.
